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excel学习总结。。。。来顶一下吧(转)



文章发布时间:2015/5/27 22:16:57



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这段时间学习了一些Excel的课程,我将与我工作有关的部分整理如下,希望自己能记住,日后操作时如果忘记也可以查阅一下。这些资料的整理以自己能明白为准绳,所以文字比较简单,也许对自己才有用呵!

1、智能标记

学会使用智能标记,实现复制、序列等多种操作。
如果要增加智能标记的填充内容(序列规律),工具-->选项-->自定义序列,自行增加。
如果要进行拖动,但列很长,在选中第一个Cell、出现十字标志时,用double click就可以填充全列,并同时在当前页出现智能标记方便下一步操作。

2、数据透视表

如果感到数据透视表中的数据太多,还是不能满足要求(例如需要进一步汇总,将日数据汇总为月、季数据),则可以字段右键选择分组。注意,分组是可以多种分组同时存在的,例如:月与季分组同时存在。
无论是做排序、分类汇总、透视表等等,一定要保留原始的数据,copy一份数据到另一个工作表中再进行处理。
源数据第一行必须包括标题。
源数据每列只能有一种数据类型。
源数据不能有空列、空行,注意不要有最后一行留有数据汇总。
数据透视表创建之前不能有分类汇总或汇总、不能采用合并单元格。
(1)将多个字段多次地放入数据区域,可以通过字段设置,以不同的汇总方式显示(例如:求和、计数等)。(2)还可以通过字段设置中的选项,分别设置“汇总方式”(求和、计数等)和“显示方式”(普通、占总和百分比等)。(3)最后,还可以通过“数据透视表-->公式-->计算字段”显示计算后的数据。注意,只能用字段列表中的字段(数值)参与计算,即使是字段列表中的字段,如果汇总方式为计数,也会以数值参与计算。
想要最直观地体会数据透视表,可以用数据透视图。数据透视图如果想用网页来发布,可以Save为网页,但记住要将“添加交互”点击。
源数据添加一列,数据透视图不能自动地增加一列,必须重新做一个图。


3、条件格式的应用

可以应用条件格式用于查错。如果要快速地使一堆数据中符合某种条件的单元格呈现特定的格式(如字体颜色等),可以先选择要判断的数值范围,再使用“格式-->条件格式-->单元格数值”设置条件。
条件格式的另一种查错方法是对比两列数据是否完全相同,条件格式的“单元格数值”选“不等于”,然后鼠标往下拉,利用智能标记选择仅填充格式。
条件格式的再一种查错方法是对比一列长数据中是否有重复的数值,条件格式的“单元格公式”填:Countif()>=2,然后鼠标往下拉,利用智能标记选择仅填充格式。
要将一个大的表进行条件格式操作,可以“数据-->列表”,很快地将整个表选上,方便操作。
如果要使多行的数据阅读起来更便捷,可以隔行应用不同的格式(如隔行为淡灰色),“格式-->条件格式-->公式”进行设置。
(1)AND(LEN($D10)>0,MOD(ROW(),2)=1):边输入边变色
(2)或MOD(ROW(),2)=0 :完成输入后,选定区域后统一变色
(3)MOD函数,是求基偶数,=0、=1无所谓
如果要做出一个表是可以根据一定的时限性实时提醒做某事,可以用“单元格格式-->数字-->自定义”:=B2-TODAY(),实时进行提醒。

4、数据审核的方法

如果数据有一定的规律性,即是数据是介于一定的数值区域内,就可以结合使用“数据-->有效性-->整数”和“视图-->工具栏-->公式审核”去大致控制风险。如果是要预防出错,则要先设有效性,再运用“视图-->工具栏-->公式审核”,一旦输错,马上就会以不同的格式显示。如果是要查错,则在数据范围内设置“有效性”和“视图-->工具栏-->公式审核”,出错的数字就会显示出来。
要注意,如果设置了“有效性”,就算delete了数值,不影响单元格的有效性。除非手动将有效性重新设为“任何值”。
如果数据较少要求核对,可以使用:工具-->语音;输入时也可以用“同步语音”,防疲劳时出错。
检查别人做好的数据、Excel公式:工具-->公式审核-->追踪引用单元格(从视图下的工具栏也可以调出来)
可以应用条件格式用于查错。如果要快速地使一堆数据中符合某种条件的单元格呈现特定的格式(如字体颜色等),可以先选择要判断的数值范围,再使用“格式-->条件格式-->单元格数值”设置条件。
条件格式的另一种查错方法是对比两列数据是否完全相同,条件格式的“单元格数值”选“不等于”,然后鼠标往下拉,利用智能标记选择仅填充格式。
条件格式的再一种查错方法是对比一列长数据中是否有重复的数值,条件格式的“单元格公式”填:Countif()>=2,然后鼠标往下拉,利用智能标记选择仅填充格式。
如果两个表要进行简单的比较,则可以用“窗口-->与XXX并排比较”,可选择“同步滚动”、水平或垂直并排。
如果工作薄中有很多个关联的工作表,最终审核时,一个表的改动令其他表也要改;运用“工具-->公式审核-->监视窗口”,可以将改动过的值始终在出现在各个工作表中,提醒及核对要作改变的项目是否已经全部改过了。


5、单元格有效性的应用

数据审核。结合“视图-->工具栏-->公式审核”去大致控制风险。见上文。
如果要创建下拉菜单,有限选择重复内容填列,例如:是/否/不适用。使用“数据-->有效性-->设置-->序列-->忽略定值&提供下拉菜单箭头都选-->在来源中将选项都选上-->确定”创建下拉菜单,通过制作数据源并设置有效性序列完成。
要注意,工作表中的数据源不能更改不能删除。


6、Excel函数

插入-->函数-->......或者直接按fx按键
要使用到函数的地方:
(1)单元格计算;
(2)条件格式对话框,例如符合偶数行就变格式为黄色;
(3)数据有效性的判断,例如相同发票号就输入无效;
(4)图表的选项,例如增加数列,增加柱形图等。??
SUMIF:一定范围内符合条件就相加。
LOOKUP:用一个数与一行或一列数据依次进行比较,发现匹配的数值后,将另一组数据中对应的数值提取出来。Lookup只能在一行或一列中查询,而且该行或列只能以升序排列,只能模糊查询。
VLOOKUP:Vlookup用对比数与一个“表”进行对比,而不是Lookup函数的某1列或1行。Vlookup可以在表的第一列中查到需要的数据,再以列为单位定位(数列),模糊查询与精确查询都可以,其中模糊查询必须以升序排列。“V”stand for vertical.
HLOOKUP: HLookup用对比数与一个“表”进行对比,而不是Lookup函数的某1列或1行。Hlookup可以在表的第一行中查到需要的数据,再以行为单位定位(数行),模糊查询与精确查询都可以。“H”stand for horizontal.
Vlookup/hlookup+Match:Vlookup/Hlookup可以在表的第一列/行中查到需要的数据,再以一定的条件来定位,模糊查询与精确查询都可以。
YEAR:自动计算年龄,例如:在E2中写出生年月,IF(E2=0,"",YEAR(TODAY())-YEAR(E2))
Countif:帮助做统计动作,也可以用在条件格式及数据有效性中。


7、Excel图表

“视图-->工具栏-->图表”调出编辑图表
如果在工具栏中找不到一些命令,就可以在“工具-->自定义-->命令”,找出需要的命令拖放到相关工具栏上,找开某个工具栏,就能用到自己常用的命令。
用图表来表达意思,要令读者一眼就能看出信息与含义。
要将Excel的图表应用于Word或者PPT,可以使用copy & 选择性粘贴:
(1)图片:数据都不能改,粘贴位图会比较清楚;
(2)对象:粘贴后双击后进入Excel环境可以更改,这是嵌入文件,但与源文件没有关联;
(3)选粘贴链接及对象,任何一个文件改动,都会引起另一个文件的变动。
柱形图:是几个可比系列数据的对比。
条形图:适合文字标签较长时使用。
堆积柱形图:更适合于显示总额随时间变化。
折线图:绘制连续数据,反映趋势、走向(注意数据要等时间间距)
饼图:个体与总体比例的关系,如占市场份额(注意不能超过6个数据,如果超过6个数据一定要用饼图,则用复合饼图)

散点图:两个变量的关系,这些数据往往与时间相关,要看是否能看出一个结论:除了个别数据,趋势是上升还是下降?
面积图:显示某个时间段中,总数与数据系列的关系,实际上就是折线图与堆积柱形图的结合。
柱形图与折线图的合并图:先绘制两系列柱形图,右键点击图表类型,换为折线图即可。如果希望柱形图与折线图的刻度不同(例如两种刻度相差很悬殊,则其中一个图表趋势不明显),选中系列-->右键-->数据系列格式-->坐标轴-->次坐标轴的数值(Y)轴-->选中次坐标轴,改格式(在刻度里修改最大值等)。

棱锥图/圆柱/圆锥(三维):比较柱形图个性化。
股价图:可以用其来显示数据的变动过程(walk)数据上升理解为阳线,数据下降理解为阴线,数值分别按“开盘、盘高、盘低、收盘”来排列,只不过盘高、盘低根据不同情况与开盘、收盘分别重合。

要在Excel工作簿中移动图表是很容易的,无论是在原数据工作表中插入或者是重新开一个Tab,单独放一个图表,“点击图表-->右键-->位置-->选择...”
如果系列的名称很长的处理方法:
(1)在数据源单元格中“ALT+回车”将文字分行,
(2)标题倾斜度。
比较直方图:将各个部门赞成及不赞成的数据直观显示出来,可以使用比较直方图。

(1)将系列的重叠比例设为100%;(2)分类轴:刻度线标签在图外;(3)坐标轴:刻度分类次序反转;(注意理解:系列就是不同颜色的柱或饼块所代表的数列)
如果要突出图表中的最大值与最小值,可以创建两列,应用函数:
(1)IF(B2=MAX($B$2:$B$13),B2,NA());
(2)IF(B2=MIN($B$2:$B$13),B2,NA());
(3)结果出来以后,选中两列数据,复制-->点击图表,选择性粘贴到图表上来-->添加单元格为“新建系列”,数值(Y)轴在列(或“行”,做图时看情况,可以作尝试)-->格式化最大值、最小值系列。

如果要做出目标与实际的差距,可以用以下的图表:

第一个图用两个系列100%重叠的方法,没有杯子倒水的感觉;第二个图用次坐标的方法来做(左边的次坐标没有显示),就有杯子倒水的感觉,通过相关系列调整格式来达到。


8、零星总结

如果要将txt文本导入Excel,数据-->导入外部数据-->选中文本文件并导入。
如果有大量的数据要输入,可以使用“数据-->记录单”
注意,如果在记录单中删除一条记录,这个动作不能撤销。
在一堆数据中查询,可以用Find,但Find除了精确查询外,只能使用通配符,不能指定数值的范围;用记录单除了find的功能外,还能查询“<”或“>”的条件。其实做自动筛选也可以达到目的。
如果需要与Internet上的数据实时刷新,可以用“数据-->导入外部数据-->Web查询”,并在导入后右键设置数据区域属性为“允许后台刷新”。
如果要实现对单元格或表格的保护,不让别人修改或者看公式,但又要保留下某些单元格给别人输入。
(a)单元格格式-->保护-->默认/预设为“锁定”,需要保护的话则要撤销打钩(没锁定的话,意思就是open,可以给用户填写)
(b)工具-->保护-->保护工作表-->在“允许用户进行”中只打钩“选定未锁定单元格”
必须先排序,才能做分类汇总(“数据-->分类汇总”)。分类汇总最多只能做一次操作(三个层次),如果想继续做下一个层次,则可以再做一次分类汇总,记住不要选择“替换当前分类汇总”。要删除分类汇总,必须再操作一次“数据-->分类汇总”,选择“全部删除”。
9、单元格的引用:
(1)相对为A1,鼠标拖动时可以改变;
(2)绝对为$A$1;(3)混合为A$1;
(4)三维地址引用:Sheet1!A1
如果计算与显示不同,例如:0.33+0.33+0.33=1,修改可以用:工具-->自动更正选项-->错误检查-->公式在区域内不一致。另一个解决的办法也很简单,利用Round函数为每个中间值进行四舍五入的操作,格式为:Round(数值,保留的小数位数),它的作用就是对指定数值进行四舍五入,保留指定小数位数。
除了自动筛选,还可以应用高级筛选功能,筛选完之后自动生成一个表。(1)条件区域必须要包括第一行的表头项目;(2)可以要求同一列的多个条件,也可以是不同列的条件“并且”及“或者”的关系。
单元格中字符前有空格如果一次性地去掉:数据-->数据分列(分隔符号的“空格”)
如果要实现不同的工作表数据合并成一个工作表,相同的项目相加:数据-->合并计算。
注意,除了标题,其他文本是不能合并计算操作的;另外,如果源工作表数据变动,则合并过来的表格要重新再做一遍。
排序、自动筛选可以直接粘贴排序结果,但分类汇总不能直接粘贴汇总结果。先选中要粘贴的数据,点击“选定可见单元格”按钮,再copy & paste到另一个工作表。“选定可见单元格”按钮要通过“工具-->自定义-->命令-->选择”进行设置。


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